Till nyhetslistan

Kartan över Vanda regionala centralregisters verksamhetsområde. Askola, Pukkila, Porvoon suomalainen seurak... Registrets verksamhetsområde omfattar förutom de sju församlingarna i Vanda dessutom Askola, Pukkila, Porvoon suomalainen seurakunta, Sipoon suomalainen seurakunta, Agricolan suomalainen seurakunta (som omfattar Lovisa och Lappträsk), samt Tusby, Kervo och Nurmijärvi.

Vanda regionala centralregister lyckades avveckla anhopningen av släktutredningar

24.5.2022 09.00

Vanda regionala centralregister har lyckats avveckla den anhopning av släktutredningar som uppkom förra året. Som längst blev man tvungen att vänta på en släktutredning i 17 veckor. Nu är väntetiden bara två veckor.

Sättet för utarbetande av de släktutredningar som behövs bland annat för bouppteckningar förnyades år 2021, och till följd av denna förnyelse förlängdes expeditionstiderna avsevärt. Reformen berörde de släktutredningar som Finlands evangelisk-lutherska kyrka utarbetar för sina medlemmar. Som längst var väntetiden för släktutredningar i Vanda i september 2021, då beställaren blev tvungen att vänta på det färdiga dokumentet i ungefär 17 veckor.

– Efter att vi upptäckt att arbetsmängden var betydligt större än vad som beräknats i samband med planeringen av reformen, började vi snabbt rekrytera mer personal. Den nya personalen introducerades i arbetet och började så småningom kunna sköta släktutredningarna effektivt. Deras arbetsinsats började synas i slutet av år 2021, säger Tuomo Kahenvirta, som är direktör för Vanda regionala centralregister.

Vid Vanda regionala centralregister utarbetas nu tre gånger fler ämbetsbevis än året innan. Då reformen trädde i kraft fanns det åtta ordinarie anställda vid centralregistret. Under året har centralregistret som mest haft 15 anställda, och för närvarande omfattar personalen 14 personer.

– I det skede då personalen utbildades för sina uppgifter fick vi assistans från centralregistren i Norra Savolax och Karleby, där det inte förekom någon anhopning av ärenden, berättar Kahenvirta.

Utöver att trygga en tillräcklig personalmängd ansåg vi i Vanda att det var viktigt att främja reformen av det sätt på vilket släktutredningarna utarbetas, så att vi lyckades frångå den gamla modell som hängt kvar parallellt med det nya systemet. Utvecklandet av arbetet har tillsammans med tryggandet av tillräckliga personalresurser varit avgörande för att arbetssituationen skulle normaliseras.

– Situationen är nu så god att vi å vår sida kan hjälpa de regionala centralregister som ännu har utmaningar med expeditionstiderna. Situationen är också för hela kyrkans del i god takt på väg att normaliseras. Efter de stora utmaningar som vi mött löper arbetet nu vid alla enheter snabbt, och målet med reformen har uppnåtts då de beställda släktutredningarna fås inom en rimlig tid, säger Kahenvirta.

Den anhopning av arbetet som uppkom berörde släktutredningar och släktforskning. Allt annat arbete löpte normalt vid Vanda regionala centralregister. Exempelvis har det hela tiden varit möjligt att snabbt få levnadsintyg.

De regionala centralregistren svarar för kyrkans medlemsbokföring

De regionala centralregistren betjänar människor som behöver uppgifter om sig själva eller sina anhöriga från den tid de hört till kyrkan. Dessa uppgifter lämnas ut i ett ämbetsbevis exempelvis för bouppteckning eller släktforskning. Vid de regionala centralregistren utförs därutöver hindersprövning inför äktenskap och registrering av kyrkligt ingångna äktenskap, samt registrering av uppgifter exempelvis om dop och konfirmation.

Till de regionala centralregistrens kunder hör enskilda människor, företag som beställer ämbetsbevis samt medlemsförsamlingarna. Vanda regionala centralregister sköter medlemsbokföringen för sammanlagt 15 församlingar. Registrets verksamhetsområde omfattar förutom de sju församlingarna i Vanda dessutom Askola, Pukkila, Porvoon suomalainen seurakunta, Sipoon suomalainen seurakunta, Agricolan suomalainen seurakunta (som omfattar Lovisa och Lappträsk), samt Tusby, Kervo och Nurmijärvi. Det regionala centralregistret svarar för kyrkans medlemsbokföring, registrerar ändringar i medlemsuppgifterna och förmedlar behövliga uppgifter vidare till det riksomfattande befolkningsdatasystemet.

 

Anhopningen av släktutredningar berodde på en reform vars mål är att underlätta skötseln av ärenden

Anhopningen av släktutredningar berodde på den registerreform som kyrkan genomförde år 2021.

I och med reformen av verksamhetssättet övergick man till att en persons hela historia införs i släktutredningen vid ett och samma verksamhetsställe. Förut blev beställaren tvungen att vända sig till varje församling där personen i fråga bott och beställa separata ämbetsbevis därifrån. Det kunde räcka flera månader att gå igenom denna kedja.

Syftet med reformen var således att underlätta arbetet för kunderna. I kyrkan hade man emellertid inte tillräckligt väl kunnat bereda sig på den arbetsmängd som centralregistren skulle få ta hand om.